—— 「判断」の負荷を減らす、業務設計の話
「忙しい理由がはっきりしない」そんな現場の違和感から、この話は始まります。
「なんだかずっと忙しい」「気づくと疲れている」
そんな状態が続いているクリニックは少なくありません。
その背景にあるのが、
「それ、誰の仕事？」が曖昧なまま進んでいる業務です。
「お願いしておいて」が生む、見えない負担
現場ではよく、こんな言葉が使われます。
- 「これ、お願いしておいて」
- 「一旦まとめてもらえる？」
- 「気づいた人がやればいいから」
どれも悪意はなく、忙しさの中で生まれる省略です。
ただ、この省略が重なると、業務の境界線が曖昧になっていきます。
実は増えているのは「作業」ではなく「判断」
業務が曖昧な状態では、
作業そのものよりも、次のような判断が増えていきます。
- これは今やるべきか
- どこまで進めていいのか
- 誰に確認すればいいのか
- 自分が決めていい内容なのか
この小さな判断の積み重ねが、現場の疲弊につながっていきます。
忙しさの正体は、
仕事量ではなく、判断を抱え続けている状態であることが多いのです。
業務が混線しているときの整理ポイント
業務が回らなくなっていると感じたときは、
次の4つを書き出してみるだけでも整理しやすくなります。
- 業務内容：何をする仕事か
- 締切：いつまでに必要か
- 担当：実際に手を動かす人
- チェック：確認・最終判断をする人
特に重要なのが、
「担当」と「チェック（判断）」を分けることです。
一人で完結させない方が、業務は回りやすい
現場では、一人のスタッフが
作業・判断・確認のすべてを抱えているケースも少なくありません。
しかし業務は、
ペアで進める設計にした方が負担は軽くなります。
たとえば、
- 現場スタッフが内容を入力・共有する
- 整える役が構成・整理・表現を調整する
- 最後に一緒にチェックする
こうすることで、判断の重さが分散され、進行がスムーズになります。
問題は「人」ではなく「設計」
業務の負担が特定の人に偏っているとき、
能力ややる気の問題にされがちですが、多くの場合原因はそこではありません。
業務と判断の設計が、まだ整理されていないだけ。
人を変えるよりも、
仕組みを整える方が、現場は楽になります。
「それ、誰の仕事？」は責める言葉ではない
「それ、誰の仕事？」という言葉は、
責任を追及するためのものではありません。
現場を長く、無理なく回していくための確認の言葉。
役割と判断を整理することは、
現場の余力を取り戻すための第一歩です。
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